مخمصه تصمیم گیری گروهی

مخمصه تصمیم گیری گروهی

مخمصه تصمیم گیری گروهی

آیا تا بحال در نشستی شرکت کرده اید که خوب پیش نمی رفته است؟
آیا رئیس جلسه در برقراری نظم ناتوان بوده ؟
آیا مشکل سر این بود هر چیز سرجای خودش نیست؟
آیا وقت زیادی صرف جا انداختن مسائل ساده می شد؟
خلاصه اینکه؛ چه چیزی غلط بود؟

در واقع، وقتی افراد می خواهند به عنوان یک گروه اقدام کنند اول باید دقیقاً بر سر آنچه که قرار است انجام دهند و چگونگی انجام آن به توافق کنند.
به بیان دیگر، آنان باید با یکدیگر همکاری کنند تا تصمیم هایی بگیرند.
بعضی وقت ها رسیدن به پاسخ چه؟ مدتها زمان می برد و معمولا پاسخ این پرسش به طور کلی درک می شود ولی تصمیم های ضروری و مهم به چرا و چگونه؟ ارتباط می یابد.
اگر یک گروه فقط سه یا چهار نفر باشند، عقل سلیم می گوید این افراد باید بنشینند و مؤدبانه و بدون تلف کردن وقت یکدیگر مشخص کنند چکار می خواهند بکنند. آنان باید بکوشند تا به توافق برسند؛ و معمولا هم آنها به یک طریقی به جمع بندی ولو شکننده می رسند.
اما وقتی تعداد اعضای گروه افزایش می‌یابد و بحث تعارض منافع و تضارب آرا و اندیشه های پیش کشیده شود، دیگر نمی توان با کدخدا منشی و تعارفات کارها را پیش برد و تصمیم گیری کرد.
در این صورت اگر اعضای گروه نتوانستند توافق کنند و اکثریت خواست کاری انجام دهد ولی اقلیت ممکن است قبول نکند که نظر اکثریت پیش برود، چکار باید کرد؟
هر کس که ریاست جلسه را بر عهده دارد ممکن است بخواهد به دیگران دیکته کند که چه تصمیمی گرفته شد و همان را لازم الاجرا بداند.
در چنین شرایطی به زودی اثبات می شود که یک گروه چندین نفر و مهم به نوعی کنترل رسمی نیاز دارد.
چرا که بسیاری از افراد می کوشند در آن واحد حرف بزنند. بعضی ها فرصت نمی یابند یک کلمه حرف بزنند.
ممکن است موضوع اصلی در این جلسه گم و بحث ها به حاشیه رانده شود؛ یا حتی ممکن است افراد توانایی اینکه موضوع مناسب را درک کنند از دست بدهند. و اگر مسائل به خوبی کنترل نشود، ممکن است جلسه را با برداشت های متفاوت در مورد اینکه سر چی توافق شد یا نشد، ترک کنند.
برای پیشگیری از این اتفاق، ابتدا لازم است یک «رئیس » جلسه انتخاب کنید تا مشخص کند چه کسی در موعد مقرر حرف بزند و مراقب باشد مذاکرات به پیشنهاده ای مشخص و با دقت بیان شده منجر شود. این پیشنهاد ها باید نوشته، و به رأی گذاشته شوند، مگر آنکه اتفاق آراء وجود داشته باشد.
هنگامی که تعداد حاضران بیشتر می‌شود و تصمیمات بر سرنوشت دیگران نیز تاثیر گذار است، مرحله سخت تری آغاز می‌شود. در آن مرحله، جلسه اساساً یک جلسه کامل می شود که به کنترل محکم تر، رسمی تر، و دقیق تر نیاز دارد.
در اینجا نوعی پارادوکس ظاهر می‌شود:
تشکیلات برای حفظ آزادی عملش، باید مقررات وضع کند که محدودیت های تازه ای برای اعضای گروه ایجاد می کند چرا که کنترل مورد نیاز فقط حفظ نظم نیست. بدیهی است که باید هماهنگی وجود داشته باشد تا کارها انجام شود و مشکلات سر راه حل شوند. اما، مهمتر این است که؛ این کارها باید به نحوی انجام شود که حق تمام شرکت کنندگان در این فرایند محفوظ بوده و هر گونه تصمیم گیری منصفانه باشد. پس در این ماجرا چیزهایی هست که به سادگی قابل درک نیست.
کنترلی از این نوع طبعاً باید از سوی شخصی اعمال شود که جلسه را اداره می کند، و معمولاً رئیس جلسه نامیده می شود. انبوهی از جزئیات هست که رئیس جلسه باید آن ها را مشخص کند. چه کسی کی حرف برند؟
جلسه چگونه به پیش برود ؟
اگر بحث ها بخواهد تا ابد ادامه یابد چه باید کرد؟
با اختلافات شدید چه می توان کرد؟
و در گروهی مثل یک انجمن، مجمع، شرکت و سازمان که وجودش تداوم دارد، مسائل چگونه به جلسه بعد موکول شود که معلوم نیست باز هم به نتیجه برسد.
وقتی نفرات زیادی در جلسه باشند تمام این چیزها و بسیاری چیزهای دیگر موانع بالقوه خواهند بود. هر کس رئیس جلسه باشد به زودی با واقعیت مهمی از زندگی مرتبط با این نوع گردهمایی ها مواجه می شود.
در این مواقع، عملاً غیرممکن است کسی بتواند در تمام موقعیت هایی که پیش می آید در مقام رئیس جلسه، بدون تسلط بر مجموع قابل توجه ای از قواعد مدون، به طور منصفانه وظایف تعیین شده را انجام دهد.

به همین خاطر است که برای رهایی از مخمصه تصمیم گیری گروهی نیاز به قوانین و مقررات خاص اداره جلسه و اصول و فنون مذاکره داریم که بایستی آنها را آموخت و بکار برد.

بسیاری از مشکلات اجتماعی، اقتصادی، سیاسی امروز کشور ما ریشه در عدم آشنایی با قواعد کارجمعی دارد، ما به دانش اینکار آگاهی داریم و آموزش آن را رسالت خود می دانیم. ابراهیم علی پور

کانال تلگرام

اگر می‌خواهید از آخرین و محبوب‌ترین مقالات ما در ایمیل خود مطلع شوید، همین الان ایمیل خود را در کادر زیر وارد کنید

تعداد علاقه‌مندانی که تاکنون عضو خبرنامه ما شده‌اند

۷

مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *